Digitale Beleg- und Dokumentenverwaltung (CRM und revisionssicheres DMS)
Digitale Finanzbuchhaltung und/oder Personalverwaltung
Steuer-, Bilanz- und Planungssysteme

DMS Pro NEO

Funktionen unserer Dokumentenmanagement Software

Erfassung von Dokumenten

Diese DMS Lösung zentralisiert die Erfassung Ihrer Unterlagen. Egal ob in Papierform oder digital, mittels einer leicht zu bedienenden „Einlernfunktion“ werden Ihre wiederkehrenden Dokumente automatisch erkannt und in Gruppen verschlagwortet. Eine OCR gestützte Verschlagwortung ermöglicht zudem die zügige manuelle Verschlagwortung. Wie vom Gesetzgeber gefordert werden an dieser Stelle alle Unterlagen auf Vollständigkeit und Fehler geprüft. Auch bei einer großen Papierflut kann diese Aufgabe bequem von einer Person im Verlauf eines Vormittages erledigt werden.

Elektronische Archivierung

Wir verzichten auf eine klassische Ordnerstruktur bei der Archivierung. Stattdessen archivieren Sie Ihre Dokumente bei uns anhand logischer Kriterien. Der Vorteil ist, dass keine Redundanzen mehr auftreten, die Dokumente von allen Benutzern mittels einfacher Eingaben schnell gefunden werden und Sie so chaotische Strukturen vermeiden, Speicherplatz sparen und Ihre Rechner sauber halten.

Ablage, Speicherung in geeigneten Formaten

Wenn Sie perspektivisch Ihr Papierarchiv abbauen möchten, schreibt der Gesetzgeber eine revisionssichere Archivierung vor. Unsere Software erfüllt alle Anforderungen dafür. Ihre Dokumente werden im Langzeit Archivierungsformat PDF/A gespeichert. Veränderung an gespeicherten Unterlagen sind nur in Form von Versionierungen möglich und können zu jedem Zeitpunkt nachvollzogen werden. Ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem schützt Ihre Unterlagen vor unqualifizierten Zugriffen. Die Auslagerung des Archivs auf ein WORM Speichermedium stellt zudem sicher, dass Ihre Finanzrelevanten digitalen Unterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren erfüllen.

Einfache Suchmöglichkeiten

Eine Datenbankgestützte Schlagwortsuche ermöglicht das sekundenschnelle Finden aller relevanten Unterlagen. Gleichzeitig wird für alle sich im Archiv befindlicher Unterlagen in der Datenbank ein Volltext hinterlegt, so dass Sie auch innerhalb der Dokumente suchen können, etwa nach Artikelnummern. Auf Wunsch können Sie Teile des Archives nach Datum, Dokumentklassen, Projekten und Gewerken geordnet in eine klassische Ordnerstruktur überführen, um diese zum Beispiel in vollständiger Form Ihrem Steuerbüro zu übergeben.

Formatunabhängige Darstellung

Der Viewer dieser DMS Anwendung unterstützt die Formate PDF, WORD, EXEL, Bilder, RTF, XPS. Für alle anderen Formate, wie zum Beispiel CAD-Zeichnungen, würde die externe Standartanwendung geöffnet werden. Alle Dokumente können direkt in die Standard E-Mail Anwendung exportiert werden oder aus dieser heraus importiert.

Verteilung von Dokumenten

Entwerfen Sie einen Verteiler, der Ihrer Unternehmensstruktur entspricht. Formulieren Sie für einzelne Dokumentenklassen feste Workflows oder definieren Sie Stempel mit automatisierten Workflowzielen. Unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten der optimalen Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse in unserer Dokumentenmanagement Software. Einmal konfiguriert wird die Steuerung auch von neuen Mitarbeitern intuitiv erfasst.  

Globale Administration

Nicht nur die Bedienung, auch die Administration ist bei uns so einfach wie möglich gehalten. Sämtliche Einstellungen können Sie selbst vornehmen. Die Erweiterung um neue Dokumentenklassen oder Workflowstrukturen kann zu jedem Zeitpunkt vorgenommen werden, ohne bestehende Konfigurationen durcheinander zu bringen.

Datenbankunterstützung

Eine Datenbank steht für sichere Speicherung, schnellen Zugriff und transparente Verwaltung großer Datenmengen. Mit der Microsoft MS SQL Datenbank verwendet dieses DMS ein Datenbanksystem, welches sekundenschnelle Mehrfachzugriffe auf besonders große Datenvolumen ermöglicht.

Was sind die konkreten Vorteile unserer Dokumentenmanagement Software

Beschleunigung

Ab sofort wird Ihre Post mit einem Klick im gesamten Unternehmen verteilt und erreicht innerhalb eines Augenblickes die relevanten Personen. Der aktuelle Bearbeitungsstatus lässt sich für jedes Dokument auslesen. Ein Fristenmanager sorgt dafür, dass Sie keine Fristen mehr verpassen. Es gibt zukünftig keine Mehrfachablagen, Doppelungen oder allgemein Fehler durch Redundanzen.

Höhere Produktivität

Das verbesserte Controlling minimiert Fehlerquellen. Das Wegfallen von Laufwegen verkürzt signifikant die Bearbeitungszeit von Vorgängen. Eine logische Ordnung beseitigt typische Fehlerquellen, welche typischerweise bei einer physikalischen Ordnung auftreten können. Sie arbeiten nur noch in einer Anwendung und es treten keine Medienbrüche mehr auf.

Verbesserter Kundenservice

Sämtliche Informationen können in Echtzeit abgerufen werden. Kundenfragen lassen sich direkt aus der Anwendung während des Telefonates beantworten.

Verbesserte Dokumentensicherheit

Papier als Medium ist zahlreichen physikalischen Gefahren ausgesetzt, von denen die Schlimmste Feuer und die Häufigste, der Dokumentenverlust ist. Um diesen Gefahren vorzubeugen, muss ein Papierarchiv strengen Sicherheitskriterien entsprechen, von denen einige firmeninterne Verfahren zur Handhabung von archivierten Unterlagen beinhalten. Diese Verfahren verkomplizieren den Informationszugriff und können unterm Strich nicht mit den Möglichkeiten der digitalen Sicherung mithalten.

Kostenreduktion

Eine DMS Software ist vielleicht der wichtigste Schritt auf dem Weg zum papierarmen Büro. Auf Papier zu verzichten, mag am Anfang eine große Umstellung sein. Hat man sich aber zu diesem Schritt entschlossen und die anfänglichen Schwierigkeiten überwunden, so kann sich das Ergebnis sehen lassen, vor allem auf der monatlichen Abrechnung. Wir bieten mit unserem Managed Print Service an, Sie auf dem Weg zum papierarmen Büro in kleinschrittigen Ausbaustufen zu unterstützen. Eine Beratung und die Analyse Ihrer bisherigen Druckerlandschaft sind für Sie dabei völlig kostenlos.

Entlastung von E-Mail Systemen

E-Mail Systeme bieten eigene, auf Ordnerstrukturen basierende, Verwaltungsmöglichkeiten an. Werden diese gewissenhaft gepflegt, funktionieren sie zumindest am Anfang sehr übersichtlich. Bei intensivem E-Mail Verkehr werden jedoch sehr schnell die Grenzen physikalischer Systeme offenbar. Die Anwendung wird langsamer. Die Ordnersuche gestaltet sich zunehmend komplizierter. Einzelne E-Mails werden in mehreren Verzeichnissen gespeichert, was vorzeitig zu einer Speicherplatzauslastung führt. Per Knopfdruck importieren Sie E-Mails in unsere DMS-Anwendung und überführen diese in eine logische Struktur.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Mit der GoBD vom November 2014 gibt es ein einheitliches Recht für die Archivierung finanzrelevanter Daten in digitaler Form. Unsere Software unterstützt Sie optimal bei der Einhaltung dieser Grundsätze. Finanzprüfungen werden mit dieser DMS-Lösung deutlich vereinfacht und stellen für Ihr Unternehmen in Zukunft keine Mehrbelastung dar.

Unternehmensweite Wissensdatenbank

Ihre bisherigen Aufzeichnungen enthalten eine große Menge relevanter Informationen, die mit herkömmlichen Mitteln nicht voll ausgeschöpft werden können. Mit dieser DMS Lösung können Sie allen Mitarbeitern einen direkten und unmittelbaren Zugang zum Archiv ermöglichen. Zugriffsberechtigungen sorgen dafür, dass sensible Unterlagen auch weiterhin geschützt bleiben.  

Motivationssteigerung

Wir sind ehrlich, in den ersten zwei Monaten kann die Einführung einer DMS Software interne Abläufe verändern. Mitarbeiter, die seit vielen Jahren an Papier gewöhnt sind, sind nicht ohne weiteres bereit auf dieses zu verzichten. Durch einen fairen Support und aktive Unterstützung helfen wir Ihnen unsere DMS-Software erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Sie werden sehen, dass nach der anfänglichen Umgewöhnung die Motivationskurve auf bisher unerreichte Höhen steigt.